Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Hiring Lab is een Nederlands trainingsbureau dat eendaagse AI-workflow trainingen verzorgt voor recruitmentbureaus. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

• Handelsnaam: Hiring Lab
• Vestigingsadres: Utrecht, Nederland
• KVK-nummer: [in te vullen]
• BTW-nummer: [in te vullen]
• E-mail: guido@hiringlab.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

We verwerken alleen de gegevens die we nodig hebben om onze diensten te leveren. Concreet:

• Aanmeldingen en aanvragen — naam, e-mail, telefoonnummer (indien opgegeven), bureau-naam, functie en de bottleneck waar je aan wil werken.
• Communicatie — e-mails en gespreksnotities die voortkomen uit contact met ons.
• Facturatie — bedrijfsgegevens, factuuradres en BTW-nummer van de organisatie die de training afneemt.
• Trainingsmateriaal — input die je tijdens een training gebruikt (vacatureteksten, voorbeeld-CV's, intake-notities). Zie ook artikel 4.

3. Doelen en grondslagen

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor:

• het uitvoeren van de overeenkomst (training, advies, follow-up) — grondslag: uitvoering overeenkomst, AVG art. 6 lid 1 sub b;
• facturatie en boekhouding — grondslag: wettelijke verplichting (bewaarplicht fiscus);
• contact opnemen na een aanvraag of inschrijving — grondslag: gerechtvaardigd belang;
• het versturen van het Knelpuntenrapport (AI-workflow scan) als je daar via het formulier om vraagt — grondslag: toestemming.

We sturen geen nieuwsbrief of marketing-e-mails tenzij je daar expliciet om vraagt.

4. Trainingsmateriaal en kandidaatdata

Tijdens een trainingsdag werken deelnemers met eigen werkmaterialen. Bevatten die persoonsgegevens van kandidaten of klanten, dan geldt:

• De deelnemer (en diens organisatie) blijft verwerkingsverantwoordelijke voor die data.
• Hiring Lab handelt als verwerker wanneer materialen tijdelijk bij ons komen. We sluiten op verzoek een verwerkersovereenkomst.
• We adviseren deelnemers data te anonimiseren of geaccordeerde voorbeelden te gebruiken.
• We bewaren trainingsmateriaal niet langer dan nodig en verwijderen het binnen 30 dagen na de training, tenzij anders afgesproken.

Recruitment is onder de EU AI Act geclassificeerd als hoog risico. In de training besteden we expliciet aandacht aan verantwoord gebruik en aan de grenzen die de wet stelt.

5. Met wie delen wij gegevens?

We delen jouw persoonsgegevens alleen met derden als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of een wettelijke verplichting. We hebben verwerkersovereenkomsten met:

• Vercel — host van deze website (Vercel Inc., gevestigd in de VS; passende waarborgen via SCC's).
• Formspree — verwerkt formulier-inzendingen (e-mail capture).
• Onze boekhouder — uitsluitend voor facturatie en wettelijke verplichtingen.

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken geen advertentie- of tracking-pixels.

6. Bewaartermijnen

• Aanvragen en aanmeldingen: tot 12 maanden na laatste contact.
• Trainingsmateriaal: maximaal 30 dagen na de training, tenzij verlenging is afgesproken.
• Facturen en boekhoudkundige gegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• E-mailcorrespondentie: 3 jaar.

7. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen: versleutelde verbindingen (HTTPS), beperkte toegang tot gegevens op "need to know"-basis, en periodieke evaluatie van onze werkwijze.

8. Cookies

Deze website gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken. We plaatsen geen tracking- of marketingcookies. Meer informatie vind je in onze Cookieverklaring.

9. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je het recht om:

• je gegevens in te zien (art. 15);
• onjuiste gegevens te laten corrigeren (art. 16);
• je gegevens te laten verwijderen (art. 17);
• de verwerking te laten beperken (art. 18);
• je gegevens over te dragen (art. 20);
• bezwaar te maken tegen verwerking (art. 21);
• je toestemming in te trekken, voor zover de verwerking daarop is gebaseerd.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur een e-mail naar guido@hiringlab.nl. We reageren binnen vier weken.

10. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan? Neem eerst contact met ons op via guido@hiringlab.nl. Komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring periodiek actualiseren. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de versiedatum bovenaan.